Geloofsgemeenschap De Drie Ranken – Wijkgemeente in Apeldoorn

Pivacyverklaring Geloofsgemeenschap De Drie Ranken

Drie Ranken Logo
  1. 1.    Inleiding

    Het geloofsleven binnen De Drie Ranken bestaat, naast het delen van geloof en het vieren daarvan in de zondagse eredienst, uit zowel organisatorische als pastorale betrokkenheid van leden en belangstellenden. Hiervoor worden diverse persoonsgegevens verwerkt zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
    Om de privacygegevens van de leden en belangstellenden van onze geloofsgemeenschap te waarborgen, en om te voldoen aan het gestelde in de AVG is onderstaande privacyverklaring opgesteld.

    Voor het verwerken van persoonsgegevens m.b.t. ledenadministratie is door de Protestantse Gemeente Apeldoorn (PGA) een privacyverklaring opgesteld. De voorliggende verklaring vult die van de PGA aan op punten die niet centraal geregeld kunnen worden.

    2.    Waar worden persoonsgegevens gebruikt?

    Binnen onze wijkgemeente worden persoonsgegevens op de volgende plekken verwerkt:

    • In de ledenadministratie (par. 3)
    • In verslagen van vergaderingen (par. 4)
    • Opslag van data in ‘de cloud’ (par. 5)
    • In overzichten van ambtsdragers en medewerkers en in lijstjes van deelnemers aan kringen, werkgroepen, etc. (par. 6)
    • Op de website (par. 7)
    • Op Facebook (par. 8)
    • In de digitale of afgedrukte weekbrief, in Perspectief en Drieklank (par. 9)
    • In het voorbedeboek, waarin voorafgaand aan vieringen voorbede kan worden aangevraagd (par. 10)
    • In vieringen bij doop, belijdenis, bevestiging, herdenking (par. 11)
    • Vieringen op internet (par. 12)

    Let wel: dit betreft niet alleen gegevens (informatie) maar ook foto’s waar mensen herkenbaar op staan.

    In het licht van het doel van onze Geloofsgemeenschap mag al deze informatie worden gedeeld, mits het van belang is voor het uitvoeren van onze taak. Voor zover er risico bestaat dat de gegevens openbaar worden gemaakt (dus buiten de Geloofsgemeenschap terecht komen) zijn onderstaande maatregelen genomen.

    3.    Ledenadministratie: registratie en delen van gegevens

    Voor het voeren van de ledenadministratie zijn op centraal niveau door het College van Kerkrentmeesters verwerkerscontracten afgesloten met partijen die de administratiesoftware leveren.

    Binnen de wijk De Maten is aan een aantal personen een licentie voor het inzien en/of wijzigen van de ledengegevens gegeven, te weten:

    • Ledenadministrateur
    • Predikanten
    • Coördinator actie kerkbalans (ouderling kerkrentmeester)

    4.    Verslagen van vergaderingen en bijeenkomsten

    In vergaderingen of andere bijeenkomsten kunnen persoonlijke gegevens besproken worden. Van onderwerpen die personen betreffen worden geen aantekeningen in het verslag gemaakt, tenzij dit voor het functioneren of voor dossiervorming noodzakelijk is.

    5.    Opslag van data ‘in de cloud’

    Verslagen van de vergaderingen van het dagelijks bestuur, de kleine kerkenraad, de wijkkerkenraad, alsmede alle ingekomen en uitgaande post en diverse roosters worden “in de cloud” opgeslagen bij aanbieders die onder EU-regelgeving vallen. Alleen leden van de kleine kerkenraad hebben toegang tot deze documenten.

    6.    Overzichten van ambtsdragers en medewerkers, lijstjes van deelnemers aan kringen, werkgroepen.

    Voor het functioneren van kerkenraad, taak- en werkgroepen worden roosters, contactlijsten en andere lijsten gemaakt. Hierop staan NAW-gegevens van de leden.  Voor het benaderen van toekomstige leden van deze groepen kunnen groslijsten met contactgegevens aangemaakt worden.
    Al deze lijsten worden bewaard zolang nodig voor het doel waarvoor ze aangelegd zijn. Lijsten worden door deelnemers niet gedeeld met derden; dit staat ook op de lijsten vermeld.

    7.    De website

    De website van De Drie Ranken maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine bestanden waarin wordt o.a. bijgehouden welke pagina’s bezocht worden, en welke zoekacties op de website plaatsvinden. In de cookies worden geen persoonsgegevens opgeslagen. Analyse van het bezoekgedrag op de website wordt uitgevoerd door Google Analytics. Gegevens van surfgedrag op de website worden niet aan derden afgegeven.

    Op de website staan in principe alleen functionele mailadressen (@3ranken.nl), die mail doorsturen naar personen die op dat moment verantwoordelijk zijn voor dat adres. Hierdoor is de anonimiteit voor deze personen gewaarborgd op de website. Sommige vrijwilligers kiezen er uitdrukkelijk voor om met hun eigen mailadres genoemd te worden. Zij hebben dit dan zelf actief geïnitieerd.

    Op de website worden geen formulieren gebruikt waarop persoonlijke gegevens ingevoerd dienen te worden. Hiervoor zijn downloadbare formulieren gemaakt die ingevuld en gemaild kunnen worden naar de verantwoordelijke voor verdere verwerking.

    Foto’s die op de website geplaatst worden dienen om een indruk te geven van wat zich in De Drie Ranken afspeelt. Indien hiervoor personen herkenbaar in beeld zijn gebracht is er van tevoren toestemming aan hen gevraagd.

    Op de website staan mogelijk links naar andere websites. De Drie Ranken is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze sites persoonsgegevens verwerken.

    8.    Facebook

    De Facebookgroep ‘De Drie Ranken’ is een besloten groep, waarop men zich moet abonneren voordat men toegang heeft tot berichten of zelf berichten mag plaatsen.
    Voor het plaatsen van berichten met foto’s waarop personen herkenbaar voorkomen wordt vooraf mondeling toestemming gevraagd aan de betrokkenen.

    9.    De digitale of afgedrukte weekbrief, Perspectiefen Drieklank

    De digitale weekbrief wordt gebruikt voor het delen van praktische en pastorale informatie binnen de geloofsgemeenschap. Hier hoort bij het delen van informatie over ziekte en overlijden maar ook over huwelijk en huwelijksjubilea. Deze informatie wordt altijd pas geplaatst na toestemming van de betrokkenen. In de colofon van de weekbrief is de tekst opgenomen dat deze brief niet bedoeld is om te delen buiten de geloofsgemeenschap. Om de weekbrief te kunnen ontvangen dient men zich geabonneerd te hebben. Op elk moment kan het abonnement worden opgezegd door het afmelden middels een in de weekbrief opgenomen link. Voor enkele personen binnen de geloofsgemeenschap die geen mail kunnen ontvangen wordt een geprinte versie van de weekbrief verstrekt. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor de digitale versie.

    10.  Het voorbedeboek

    Voorafgaand aan de vieringen kunnen mensen voorbede vragen voor vrienden, familie of leden van de geloofsgemeenschap. Bij het voorbedeboek wordt vermeld dat de vieringen op internet terug te beluisteren zijn en dat het noteren van een naam in het voorbedeboek automatisch toestemming van het noemen van deze naam inhoudt.

    11.  Vieringen bij doop, belijdenis, bevestiging, herdenking

    Voorafgaand aan vieringen waarin de doop bediend wordt, belijdenis van het geloof wordt afgelegd, mensen worden bevestigd in een ambt of benoemd als medewerker worden met de betreffende personen duidelijke afspraken gemaakt over het noemen van hun naam in de viering. Met de herdenking van de overleden wordt dit met de nabestaanden gedaan. In alle gevallen geldt dat namen die worden genoemd in de viering op internet terug te beluisteren zijn.

    12.  Vieringen op internet

    De vieringen die in De Drie Ranken gehouden worden zijn terug te luisteren op internet. Van de vieringen worden enkel geluidsopnamen gemaakt. De toegang tot deze stream van de vieringen is openbaar

    13.  Recht op vergetelheid

    Als u niet langer in onze administratie wenst opgenomen te zijn, dan kunt u dat ook kenbaar maken via de scriba van De Drie Ranken via mail: info@3ranken.nl of bij de ledenadministratie van de Protestantse Gemeente Apeldoorn.